카카오톡 대신 업무 메신저를 사용하고픈 단체라면?

코로나19로 인해 공익 활동에도 많은 변화가 있었습니다. 그 중 가장 큰 변화라고 한다면 업무 메신저의 활용이 아닐까 하는데요.
비대면 업무를 위해 많은 조직이 업무 메신저를 도입했지만, 그럼에도 아직 많은 곳에서 카카오톡을 업무용으로 사용하고 있다고 해요.

비영리 단체만 특정해서 조사한 건 아니지만, 가장 유의미하게 참고할 만한 자료로 오픈서베이가 발간한 ‘업무 툴 트렌드 리포트 2021(#)’이 있는데요. 이 보고서를 보면 국내 직장인의 절반 이상이 업무용 메신저로 카카오톡을 사용하고 있다고 해요(53.3%). 회사에서 자체 개발한 업무 메신저를 쓰는 비율은 28.3%이고요. 특히 10인 미만의 소규모 회사에서는 업무용 메신저로 카카오톡을 쓰는 비율이 무려 65.3%나 된다고 해요.

오늘은 아직 카카오톡을 업무용으로 사용하고 계신 조직을 위해 업무 메신저의 필요성을 다뤄보려고 해요.
업무 메신저의 장점은 무엇이고, 왜 도움이 된다는 건지 상세하게 설명해 드릴게요.
 

이번 편에서는 업무 메신저의 필요성만 다루고, 이후 시리즈에서는 종류와 그 특징도 알려드릴게요!

업무 메신저의 필요성

공사 분리가 확실해요.

카카오톡은 대한민국 국민이 가장 많은 메신저일 거예요.
그만큼 쉽고, 접근성이 좋죠. 그런데 우리가 놓치면 안 되는 부분이 있어요. 카카오톡은 어디까지나 ‘개인용’ 메신저라는 거예요.

카카오톡이 업무용으로 활용되면 내 삶의 공적인 부분과 나만의 사적인 생활의 구분이 되지 않기 시작해요.
구성원 차원에서는 사생활의 노출된다는 불편함을 가져가게 되고, 조직 차원에서는 공사가 나눠지지 않는 카카오톡 특성상 업무 자료가 유출될 수 있는 위험성을 가지고 있는 거예요.

대화방을 헷갈려서 친구한테 보내야 할 메시지를 공적인 곳에 올리고도 모른다거나, 중요한 회의록은 엉뚱한 곳에 올리는 실수가 의외로 자주 발생해요.
요즘에는 다른 사람이 보기 전에 메시지를 지울 수 있는 '모든 대화 상대에게서 삭제' 기능이 생겼지만, 실수를 원천 차단하기에는 한계가 있어요.
이마저도 누군가 확인하기 전에만 지울 수 있고요.


▲ 사생활과 업무가 혼재된 카카오톡 Ⓒ박배민
 

업무 자료를 영구적으로 보관할 수 있어요.

카카오톡은 메시지든 파일이든 일정 기간이 지나면 삭제가 되어 버려요. 이건 카카오톡이 개인용 메시지의 범주에 속해 있기 때문이에요.
다른 말로 ‘휘발성이 강하다’라고 표현하기도 하는데요.
반대로 업무 메신저를 사용한다면 내가 보낸 메시지, 사진, 파일이 모두 메시지 안에 저장되어서 사라질 염려를 하지 않아도 돼요.



▲카카오톡으로 받은 파일의 다운로드를 깜빡했는데, 다운로드 가능한 기간이 지났다면? Ⓒ박배민

 

필요한 내용을 빠르게 찾을 수 있어요.

카카오톡을 업무용으로 쓰면서, 팀원이 메시지로 보내준 메일 주소 / 논의 내용 / 회의 기록 등을 찾기 위해서 한참 위로 스크롤 해보신 경험 있지 않으신가요?
결국에 원하는 내용을 찾아도 불필요한 에너지를 쓰고 있다고 생각해 본 적 있으실 거예요. 
반면 업무 메신저는 강력한 검색 기능을 제공하고 있기 때문에 원하는 자료를 쉽게 찾을 수 있어요. 직접 사용해 보시면 그 편리함이 훨씬 더 잘 체감하실 수 있어요.

우선 이 글에서는 어떤 검색 기능이 있는지 정도만 알아볼게요.
일단 카카오톡은 '대화'에 초점을 맞췄기 때문에 아주 간단히 문구 검색만 가능한 걸 보실 수 있어요.
반면 업무 메신저(잔디)에서는 내용을 기본으로 하되, 기간은 언제부터 언제까지, 어느 대화방을 필터링할지, 또 어떤 멤버가 말한 메시지 중에서 가져올지도 아주 세세하게 설정해서 검색할 수 있어요. 덕분에 원하는 내용을 빠르게 찾을 수 있어요. 그리고 이뿐만 아니라 원하는 내용이 메시지가 아니라 '파일'인지, '투표'인지, '할 일'인지 나눠서 볼 수 있으니, 이쯤 되면 원하는 내용을 못 하는 게 이상할 정도예요.


 

업무의 흐름을 파악할 수 있어요.
카카오톡을 업무용으로 쓰신다면 대체로 몇몇 개의 방에서 모든 업무 논의가 진행될 거예요. 가령 ‘인사팀 방’, ‘전체 방’, ‘조직팀 방’ 이런 식이죠. 인사팀 방에서는 인사팀과 관련된 모든 이야기가 오고 갈 거예요. 인사팀에 새로 온 신입 구성원에 대한 이야기, 이번 주 워크숍에 대한 논의, 내일 저녁 조직팀과 진행할 회식 장소 이야기까지요.

이렇게 되면 크게 두 가지 문제가 발생해요. 첫 번째는 대화의 맥락을 유지하기 어려워져요. 온갖 이야기가 뒤섞여서 올라가 버리니 누가 누구에게 대답한 것이고, 지금 하던 이야기가 마무리가 된 건지 아닌지도 모호하죠.

 

 ▲대화 주제가 정해지지 않고, 여러 이야기가 난립하는 채팅방 Ⓒ박배민


두 번째 문제점은, 실시간으로 확인하지 못 하는 구성원이 나중에 메시지 폭탄을 맞게 돼요. 다른 일을 하고 오거나, 휴가를 다녀온 구성원은 채팅방에 ‘300’이라는 빨간색 숫자를 보고 ‘이걸 언제 다 확인하지’하고 한숨을 쉬게 될 거예요. 그런데 여기서 더 큰 문제가 있어요. 이렇게 많이 쌓인 메시지의 대부분이 잡담이라 하더라도 중요한 내용이 섞여 있을 수 있다는 건데요. 이런 불안감 때문에 메시지를 하나씩 읽어봐야 하는 비효율적인 상황이 발생해요.



▲ 휴가 후, 300개 이상 쌓인 메시지를 일일이 다 확인하려면..? Ⓒ​박배민
 

주제 별로 논의가 가능해요.
업무 메신저마다 형식의 차이가 조금씩 있지만, 대체로 업무 메신저는 주제 별로 채팅방(슬랙은 '채널', 잔디는 '토픽'이라 부름)을 따로 만들 수 있어요. 또 비슷한 주제의 방끼리 묶을 수 있는 기능도 제공합니다. 이렇게 되면 앞서 말한 두 가지 문제가 한 번에 해결할 수 있어요. 가령 내가 며칠 휴가를 다녀오더라도, 중요하고 시급한 주제부터 확인하면 효과적으로 업무 흐름을 파악할 수 있는 거예요. 예를 들면 '공지사항' 대화방을 정독한다거나, 내가 관여 된 사업의 대화방부터 읽으면 되는 거예요. 

▲ 토픽은 단체 특성에 맞게 사용자화가 가능하다. Ⓒ​박배민

마무리하며

어떠신가요? 글을 읽고 나니 카카오톡과 업무 메신저의 차이점이 느껴지시나요? 
여러분도 활동하는 조직에서 한 달, 아니 일주일만이라도 업무 메신저를 사용해 보자고 건의해 보시면 좋을 것 같아요. 실제로 업무 메신저(협업 툴)를 경험해 본 사용자의 93%는 지속적으로 업무 메신저를 사용할 의향이 있다고 응답했어요(잔디, Redefine Work Report 2021​, 2p.).
그만큼 만족도가 높다는 거겠죠?

마지막으로 한 가지 당부 드리고 싶은 게 있는데요. 카카오톡은 업무용으로 사용하기에는 적합하지 않은 것이지 나쁜 메신저는 아니라는 거예요. 카카오톡은 어디까지나 개인 간 소통에 초점을 맞춘 개인 간의 메신저이기 때문이에요. 오히려 카카오톡은 사용자들이 부담 없이 소통하고 정보를 공유할 수 있는 편리한 도구이며, 지속적인 업그레이드와 개선으로 더욱 발전하고 있다는 점도 말씀드리고 싶어요.

다음 편에서는 공익 활동을 하며 실제로 사용했을 때 우리 활동의 효율성고 효과성을 높여줄 수 있는 업무 메신저는 무엇이 있는지 소개 해드리겠습니다.

그럼 다음 편에서 뵈어요!​





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